Viðskipta- og rekstraráætlun
Til þess að átta sig á því hvort viðskiptahugmynd sé álitleg er tilvalið að gera um hana viðskiptaáætlun. Innihald viðskiptaáætlana er mismunandi meðan efnistökin eru yfirleitt þau sömu.
Góð viðskiptaáætlun inniheldur vel uppsetta samantekt, lýsingu á viðskiptahugmyndinni, upplýsingar um vöruna, stjórnun og skipulag, markaðinn og samkeppnina, markaðsstefnu og áætlun og hvernig fjármálum verði háttað.
Lýsa þarf vörunni og fyrirtækinu skilmerkilega, hver tilgangur fyrirtækisins er, hver er söluvaran og helstu eiginleikar hennar og sérstaða. Mikilvægt er að liggi fyrir hvaðan helstu tekjur fyrirtækisins koma inn, til dæmis hvor það sé með sölu auglýsinga eða sala á þjónustu. Velja þarf nafn verkefnisins / fyrirtækisins og fyrirtækjaform þess. Einnig þarf að koma fram hver forsvarsmaður fyrirtækisins er, starfsmenn þess og hver ber ábyrgð á hverju.
Setja þarf upp markmið verkefnisins, sem þurfa að vera tímasett og mælanleg til að á ákveðnum tímapunktum sé hægt að meta árangur.
Ýmis tæki og tól eru fáanleg til að aðstoða þig við að gera viðskiptaáætlun. Þú getur halað niður Efnisgrind af viðskiptaáætlun með stuðningstexta og einnig Efnisgrind af viðskiptaáætlun án stuðningstexta þar sem þú getur fyllt inn í þinn eigin texta. Á vefsíðu NMI er einnig að finna gagnlegar upplýsingar varðandi markaðsmál.
Reglulega eru haldin námskeið um gerð viðskiptaáætlana á vegum Nýsköpunarmiðstöðvar Íslands.
Það er afar mikilvægt að átta sig á hverjum á að selja vöruna / þjónustuna, því án viðskiptavina er enginn rekstrargrundvöllur fyrir viðskiptahugmyndinni. Greina þarf viðskiptavininn / markhópinn eftir því hvernig er hægt að nálgast hann, til dæmis varðandi búsetu, kaupvenjur, lífsstíl, aldur, kyni og öðrum einkennandi þáttum. Einnig þarf að greina hvernig sé best að dreifa vörunni til viðskiptavinanna, til dæmis að selja beint (í eigin verslun eða vefverslun) eða í gegnum milliliði og smásala. Markhópagreining er einnig hluti af markaðsáætlun.
Greina þarf hverjar eru aðstæður á markaði fyrir þessar vörur í dag? Stærð markaðar (fjöldi viðskiptavina, umfang sölu) og einkenni markaðar (t.d. sveiflast eftirspurn eftir árstíðum). Einnig þarf að horfa til framtíðar og álykta hver líkleg þróun markaðar sé, hvort hann í vexti, hafa átt sér stað einhverjar breytingar nýverið, o.s.frv.
Hafa ber í huga að það er alltaf einhver samkeppni á markaði, hvort sem hún er bein eða óbein. Greina þarf helstu samkeppnisaðila, hversu mikil samkeppni sé á viðkomandi sviði, hvort hún sé alþjóðleg, innlend eða svæðisbundin.
Þegar farið er af stað með nýja vöru þarf að skoða hvaða nýjung felst í henni umfram það sem fyrir er að markaði. Hver er sérstaðan og er um eitthvert samkeppnisforskot að ræða? Gott er að spyrja sig, af hverju ætti viðskiptavinurinn að velja þessa vöru umfram aðrar? Felst einhver nýjung í vörum þessa fyrirtækis umfram það sem fyrir er á markaði?
Nokkrar leiðir eru færar til að ákveða verð vöru eða þjónustu. Meta þarf út frá hverju verð vörunnar er ákveðið, hvort það sé út frá verði samkeppnisaðila, út frá kostnaði sem fellur til við framleiðslu og/eða umsýslu hennar. Huga þarf að því hversu hátt verð viðskiptavinurinn er tilbúinn til að borga og hvort verðlagning ætti til dæmis að vera mismunandir eftir árstíðum.
Stofnkostnaður og fjármögnun er nokkuð sem reikna verður með í viðskiptaáætlun. Til dæmis gæti þurft að fjárfesta í tækjabúnaði og aðstöðu.
Söluáætlun í viðskiptaáætlun byggir á markaðsáætlun. Setja þarf fram forsendur um selt magn í einingum á ákveðnu tímabili, söluverð og þróun sölu inna tímabilsins, á skýran og vel rökstuddan hátt. Söluáætlun miðast við sama tímabil og fjárhagsáætlanir. Eðlilegast er að setja söluáætlun upp í töfluformi. Söluáætlun verður hornsteinn rekstraráætlunar sem gott er að sé til 3ja ára, sýnir áform um þróun starfseminnar (vöxt) og endurspeglar markmið fyrirtækisins.
Mikilvægt er að stilla upp stofnkostnaðaráætlun áður en farið er af stað í fyrirtækjarekstur. Nauðsynlegt er að átta sig á því hvað það kostar að hrinda hugmynd í framkvæmd og hvernig brúa skal bilið þar til reksturinn fer að skila tekjum. Stofnkostnaðaráætlun snýst um að lista upp þann kostnað sem fellur á fyrstu stigum og fer sá kostnaður eftir því hver viðskiptahugmyndin er.
Algengir kostnaðarliðir eru hér eftirfarandi en athugið að listinn er ekki tæmandi:
- Undirbúningskostnaður – gerð viðskiptaáætlana, prófanir, öflun markaðsupplýsinga, leit að fjárfestum og/eða samstarfsaðilum.
- Þróunarkostnaður – sá kostnaður sem felst í því að koma vöru eða þjónustu í söluhæft form.
- Tæki og búnaður – hér er um að ræða hvers kyns tæki og búnaður sem nauðsynlegt er að fjárfesta í þannig að starfssemi geti hafist.
- Húsnæði og innréttingar – huga þarf að standsetningu húsnæðis, vinnu iðnaðarmanna, innréttingar, merkingar og leiga húsnæðis.
- Markaðskostnaður – hér er átt við þá þætti markaðsáætlunar sem snúa að gerð vörumerkis, umbúða, bæklinga, nafnspjalda og öðru kynningarefni sem þarf til áður en farið er af stað.
- Skráningar – og leyfisgjöld – ýmis kostnaður fylgir skráningu fyrirtækja og öflun leyfa (fer eftir starfssemi).
- Ýmis sérfræðikostnaður – til dæmis má hér nefna lögfræðinga, endurskoðendur og tölvuþjónustu.
Fjárhagslegur grundvöllur er mikilvæg forsenda þess að viðskiptahugmynd komist á framkvæmdastig. Það skiptir máli að vanda gerð markaðsgreininga og söluáætlana til að fjárhagsáætlanir verði raunhæfar.
Fjárhagsáætlanir samanstanda annars vegar af tekju- og kostnaðaráætlun sem er rekstraráætlun fyrirtækisins og hins vegar af áætlun um inn- og útborganir sem er greiðsluáætlun fyrirtækisins.
Í rekstraráætlun þarf að setja niður hvernig gjöld greiðast úr fyrirtækinu og hvernig tekjur koma inn. Rekstraráætlun ætti í flestum tilfellum að ná til að lágmarki 3ja ára. Hún sýnir áform um þróun starfsseminnar og endurspeglar áður framsett markmið og söluáætlun.
Ef um nýtt fyrirtæki er að ræða eru ekki til neinar tölur úr rekstri til að byggja á og þarf því að setja fram forsendur að áætlunum en út frá þeim eru niðurstöður fengnar. Dæmi um forsendur eru t.d. sala, fjöldi starfsmanna, laun þeirra, vaxtastig lána og svo framvegis.
Fjárhagslegur grundvöllur er mikilvæg forsenda þess að viðskiptahugmynd komist á framkvæmdastig. Það skiptir máli að vanda gerð markaðsgreininga og söluáætlana til að fjárhagsáætlanir verði raunhæfar.
Fjárhagsáætlanir samanstanda annars vegar af tekju- og kostnaðaráætlun sem er rekstraráætlun fyrirtækisins og hins vegar af áætlun um inn- og útborganir sem er greiðsluáætlun fyrirtækisins.
Í rekstraráætlun þarf að setja niður hvernig gjöld greiðast úr fyrirtækinu og hvernig tekjur koma inn. Rekstraráætlun ætti í flestum tilfellum að ná til að lágmarki 3ja ára. Hún sýnir áform um þróun starfsseminnar og endurspeglar áður framsett markmið og söluáætlun.
Ef um nýtt fyrirtæki er að ræða eru ekki til neinar tölur úr rekstri til að byggja á og þarf því að setja fram forsendur að áætlunum en út frá þeim eru niðurstöður fengnar. Dæmi um forsendur eru t.d. sala, fjöldi starfsmanna, laun þeirra, vaxtastig lána og svo framvegis.