Samþykktir fyrir Samband sveitarfélaga á Suðurnesjum

Samþykktir fyrir Samband sveitarfélaga á Suðurnesjum

1. grein Um sambandið

Sveitarfélögin á Suðurnesjum, Grindavíkurbær, Reykjanesbær, Suðurnesjabær og Sveitarfélagið Vogar eiga með sér samband undir nafninu Samband sveitarfélaga á Suðurnesjum, skammstafað S.S.S. Kennitala sambandsins er 640479-0279.

Heimili og varnarþing sambandsins skal vera í því aðildarsveitarfélagi þar sem aðalskrifstofa þess er á hverjum tíma.

2. grein Markmið

Markmið sambandsins eru:

• Að vinna að hagsmunum aðildarsveitarfélaga
• Að efla samvinnu sveitarfélaga og sveitarstjórnarmanna
• Að efla búsetu og atvinnulíf á Suðurnesjum
• Að vinna að sameiginlegum málum er löggjafinn kann að fela því
• Að koma fram sem heild í sameiginlegum málum gagnvart ríkisvaldinu og öðrum
• Að fylgjast með nýjungum á sviði sveitarstjórnarmála, jafnt innanlands sem erlendis

Kostnaður við rekstur sambandsins, umfram framlög úr Jöfnunarsjóði sveitarfélaga skv. 10. gr. laga nr. 4/1995 um tekjustofna sveitarfélaga, skal greiddur af aðildarsveitarfélögum í hlutfalli við höfðatölu 1. júní ár hvert.

3. grein Stefnumörkun

Stefna sambandsins í einstökum málaflokkum skal ákvörðuð á aðalfundi eða sambandsfundi í samræmi við markmið sambandsins.

Við undirbúning stefnumörkunar skal fagráð afla upplýsinga um núverandi stöðu í málaflokknum og leita samráðs við hagaðila á vinnustofu. Fagráð leggur í kjölfarið drög að stefnumótun og aðgerðaáætlun fyrir stjórn SSS.

Stjórn skal leggja tillögu að stefnumörkun og aðgerðaáætlun til umræðu og afgreiðslu á aðal- eða sambandsfundi.

Stjórn sambandsins ber ábyrgð á að koma stefnumótun og aðgerðaráætlun í framkvæmd.

Hver stefnumótun gildir til fjögurra ára. Að þremur árum liðnum hefst árangurs- og endurmat stefnumótunar og aðgerðaáætlunar.

4. grein Aðal- og sambandsfundur

Aðalfundur S.S.S. skal að jafnaði haldinn í októbermánuði ár hvert nema á kosningaári, þá eigi síðar en 15. september. Til fundar skal boða með dagskrá með minnst einnar viku fyrirvara. Á dagskrá aðalfundar skulu vera eftirfarandi mál:

1. Skýrsla stjórnar.
2. Endurskoðaðir ársreikningur síðasta árs lagður fram til samþykktar.
3. Stjórn sambandsins tilnefnd.
4. Kosning endurskoðanda eða endurskoðendafyrirtækis.
5. Ákvörðun um greiðslu þóknunar til stjórnarmanna.
6. Tillögur um breytingar á samþykktum sambandsins.
7. Umræður og atkvæðagreiðslur um önnur málefni sem löglega eru upp borin.

Halda skal sambandsfund fyrri hluta hvers árs. Á sambandsfundum fer fram stefnumótandi umræða og eftirfylgni með þeim aðgerðum sem samþykktar hafa verið. Auk þess skulu tekin fyrir þau málefni sem stjórn ákveður hverju sinni. Aðra sambandsfundi skal halda þegar stjórn þykir þurfa, eða ein eða fleiri sveitarstjórnir eða sjö eða fleiri sveitarstjórnarmenn krefjast þess skriflega, enda sé þá greint frá hvert fundarefni skuli vera.

Allir kjörnir fulltrúar í sveitarstjórnum aðildarsveitarfélaganna eiga rétt til setu á aðal- og sambandsfundum. Enn fremur eiga bæjarstjórar, stjórnarmenn S.S.S. og framkvæmdastjóri S.S.S. rétt til fundarsetu með málfrelsi og tillögurétt.

Aðal- og sambandsfundir eru ályktunarbærir ef löglega er til þeirra boðað. Sambandsfundur er ályktunarbær ef 2/3 hlutar fulltrúa eru mættir en 2/3 hlutfall þeirra þarf til að samþykkja ályktanir. Ályktanir sem hafa í för með sér útgjöld umfram samþykkta fjárhagsáætlun skulu þó ætíð háðar samþykki sveitarstjórna aðildarsveitarfélaganna.

5. grein Um stjórn

Stjórn sambandsins annast málefni þess á milli funda samkvæmt 4. gr. Stjórn skal skipuð fjórum fulltrúum sem tilnefndir eru af sveitarstjórnunum, einn frá hverri, og jafnmörgum til vara. Tilnefningar skulu liggja fyrir á aðalfundi. Stjórnin skiptir með sér verkum á fyrsta fundi eftir aðalfund.

Framkvæmdarstjóri í umboði formanns stjórnar boðar til stjórnarfunda. Fundarboð stjórnar ásamt fylgigögnum skal senda til allra kjörinna sveitarstjórnarmanna á starfssvæði S.S.S. Heimilt er að senda fundarboð með rafrænum hætti með minnst fjögurra daga fyrirvara. Þeim kjörnum fulltrúum, er ekki eiga sæti í stjórn sambandsins er heimilt að koma að athugasemdum við þau mál sem eru á dagskrá með minnst tveggja daga fyrirvara.

Fundi stjórnar má halda í rafrænu fundarkerfi þegar það á við að mati formanns stjórnar og framkvæmdarstjóra.

Hver stjórnarmaður getur krafist þess að boðað sé til stjórnarfundar. Sama rétt á framkvæmdarstjóri sambandsins.

Formaður stjórnar hefur heimild til að boða til skyndifundar með skemmri fyrirvara en starfsreglurnar kveða á um, enda sé það mat hans að málefni, sem ræða skal á fundinum þoli ekki bið. Skal þá tryggt að allir aðalmenn eða varamenn þeirra eigi þess kost að sitja fundinn. Samþykktir stjórnar skulu því aðeins ná fram að ganga að þær séu studdar af aðilum sem bera meirihluta kostnaðar við rekstur sambandsins og hafa meirihluta í stjórn þess.

6. grein Um fjárhagsáætlun

Stjórn S.S.S. skal gera fjárhagsáætlun fyrir komandi starfsár og næstu þrjú ár á eftir og senda hana til aðildarsveitarfélaga sinna eigi síðar en 1. október.

Stjórn S.S.S. getur ekki skuldbundið aðildarsveitarfélögin fjárhagslega umfram staðfesta fjárhagsáætlun nema með formlegu samþykki sveitarstjórna allra aðildarsveitarfélaga. Þó er stjórn S.S.S. heimilt að samþykkja tilfærslu innan samþykktrar fjárhagsáætlunar ef brýn nauðsyn krefur. Skal þá fjárhagsáætlun endurskoðuð og send sveitarstjórnum aðildarsveitarfélaganna til upplýsingar og samþykktar svo fljótt sem verða má og eigi síðar en 14 dögum eftir að ákvörðun stjórnar liggur fyrir.

Ef stjórn S.S.S. samþykkir að taka upp samstarf um einstaka málaflokka og samstarfið hefur í för með sér kostnað sem ekki er gert ráð fyrir í fjárhagsáætlun skal bera það upp til samþykktar í sveitarstjórnum allra aðildarsveitarfélaga áður en stofnað er til útgjalda. Endurskoðuð fjárhagsáætlun skal þá lögð fyrir á næsta fundi samkvæmt 4. gr.

7. grein Um framkvæmdastjóra

Stjórn sambandsins er heimilt að ráða framkvæmdastjóra til að sjá um daglegan rekstur. Framkvæmdastjóri sér um að ráða annað starfsfólk.

Framkvæmdastjóri er prókúruhafi sambandsins og fer með fyrirsvar þess í umboði stjórnar. Ef ekki er ráðinn framkvæmdastjóri fer formaður stjórnar með prókúru og fyrirsvar sambandsins.

8. grein Um fagráð

Stjórn S.S.S. getur skipað fagráð til að fjalla um einstök málefni á verkefnasviði sambandsins. Skal stjórn þá samþykkja erindisbréf fyrir fagráðið þar sem hlutverk þess, ábyrgð og heimildir eru skilgreindar.

Í fagráðum skulu sitja jafn margir fulltrúar allra aðildarsveitarfélaga, tilnefndir af sveitarstjórnunum. Varafulltrúar skulu vera jafn margir aðalfulltrúum, sömuleiðis tilnefndir af sveitarstjórnum.

Fagráð undirbýr tillögur að stefnumörkun sambandsins á viðkomandi verkefnasviði til umfjöllunar og afgreiðslu á fundi samkvæmt 4. gr. Stefnumörkun skal fylgja aðgerðaráætlun þar sem tilgreindir eru ábyrgðaraðilar og tímamörk. Fagráð hefur eftirlit með framfylgd stefnu og aðgerðaáætlunar og gerir grein fyrir stöðunni á fundi samkvæmt 4. gr..

9. grein Um breytingar á samþykktum

Samþykktum þessum verður eingöngu breytt á aðalfundi, enda hljóti tillaga þar um samþykki minnst 3/4 hluta atkvæða. Tillögur að breytingum á samþykktum skulu hafa borist stjórn sambandsins eigi síðar en mánuði fyrir aðalfund. Tillögur að breytingum á samþykktum skal senda út með fundardagskrá.

10. grein Um úrsögn

Kjósi sveitarfélag að hætta þátttöku í sambandinu, skal tilkynna það stjórn eigi síðar en sex mánuðum fyrir aðalfund og tekur úrsögnin gildi um næstu áramót á eftir. Á kosningarári skal úrsögn tilkynnast fyrir 1. júlí. Við úrsögn skal reikna út eignarhlut eða skuld sveitarfélagsins í samtökunum. Fjárhagslegt uppgjör skal vera í hlutfalli við íbúafjölda miðað við 1.desember það ár sem úrsögn er tilkynnt. Hætti sveitarfélag þátttöku í sambandinu þá skal jafnframt fara fram endurskoðun á samþykktum þess.

11. grein Um slit

Samband sveitarfélaga á Suðurnesjum verður ekki lagt niður nema tveir löglega boðaðir aðalfundir samþykki það með 2/3 hlutum atkvæða. Aðalfundirnir skulu haldnir með a.m.k. þriggja mánaða millibili. Tillaga að slitum sambandsins skal fylgja fundarboði. Áður en seinni fundurinn er haldinn skal afstaða aðildarsveitarfélaga til slitanna liggja fyrir. Til þess að slit á sambandinu nái fram að ganga þurfa 2/3 hlutar sveitarstjórna aðildarsveitarfélaga að staðfesta þau.

Samþykktar á aðalfundi Sambands sveitarfélaga á Suðurnesjum
Samþykktar 28. september 2024.